🔒 Andmekaitse juhend

Milliseid isikuandmeid platvorm hoiab, kus need on, kes neid näeb, kui kaua neid hoitakse ja mida tohib jagada.

Sihtrühm: admin / staap / platvormi omanik · Viimati uuendatud: 2026-10-17 · Vastutav töötleja: korraldaja (klient); volitatud töötleja: Safe Infra OÜ (platvorm). Andmetöötlusleping on koostamisel (audit K5).

📋 Isikuandmed platvormis

Kelle andmed	Mida hoitakse	Kus	Kes näeb
Reguleerijad	Nimi, isikukood, telefon, positsioon, tööaeg, saabumise/lahkumise GPS, asukohalogi vahetuse ajal, vestlused, häälsõnumite tekst, intsidendid (foto, GPS), tagasiside	`workers`, `regulator_work_sessions`, `regulator_presence_logs`, `chat_messages`, `incidents`	Ürituse meeskond (vaatlejast alates nimi ja olek; isikukood maskitud); staabi raport muutmisõigusega
Vabatahtlikud, võistlejad, korraldusmeeskond	Nimi, roll, telefon, e-post, väline id, vahetused, QR-pass, skännimised (aeg, punkt), briifingu kinnitus, tagasiside	`mobility_people`, `mobility_passes`, `scan_events`, `briefing_acks`, `event_feedback`	Ürituse meeskond; inimene ise oma passilehel
Elanikud ja külastajad	Avaliku vestluse sõnumid, soovi korral nimi, telefon, e-post, asukoht; kontaktivormi kirjad (nimi, e-post, tekst)	`public_chat_sessions`, `public_chat_messages`, `mail_messages`	Selle ürituse staap
Meeskonna kasutajad	Nimi, e-post, roll, sisselogimised, tegevused (tegevuslogi), tugipöördumised (sh ekraani kontekst), AI-vestlused	`profiles`, `auth.users`, `audit_logs`, `support_tickets`, `assistant_*`	Platvormi omanik; ürituse juht oma ürituse logi
Partnerid ja ametid	Kontaktisik, e-post, telefon; pakkumised, arved, sõnumid, otsused	`event_partners`, `partner_*`, `event_authorities`, `authority_feedback`	Ürituse meeskond; partner/amet ise oma lingiga
Kliendid (organisatsioonid)	Arve andmed, KMKR, aadress, kontakt	`organizations`, `invoices`	Platvormi omanik; organisatsiooni omanik

🔒 Isikukood (workers.id_code) väljub serverist ainult maskitult (390010*****). See on tagatud Edge Functionite ja RLS-iga — ära kirjuta ümber.

🛡️ Põhireeglid

TOHIB: jagada partnerile ainult tema töötajate tööaja raportit; isikukood maskitult.
EI TOHI: eksportida isikukoodi täiskujul; jagada ekraanipilte staabist; saata raporteid kolmandatele osapooltele ilma vajaduseta.
EI TOHI: jagada isiklikke linke (pass, partner, amet, kutse) edasi — need on võrdsed parooliga.
TOHIB: avalikul lehel näidata ainult avalikuks märgitud objekte ja infotelefone; reguleerijate nimed ja positsioonid ei lähe kunagi avalikku.
TOHIB: küsida elanikult asukohta ja kontakti ainult vabatahtlikult (vestlus, vorm) ja ainult vastamiseks.

🏗️ Tehniline turvamudel

Reakaitse (RLS) kõigil tabelitel; anon näeb ainult avaldatud ürituste avalikke veerge. Õigused kontrollitakse serveris, mitte ekraanil.
Lingid ja tokenid on andmebaasis ainult räsina (sha256); tühistamine muudab räsi. Linki näidatakse ainult korra.
Service_role võti ei ole kunagi frontendis; frontendis on ainult publishable võti.
Failid: liiklusdokumendid ja omaniku failid privaatsetes hoidlates, avatakse ajutise allkirjastatud lingiga.
Tegevuslogi 43 tabelil: kes, millal, mida muutis (sh rollid ja arved).
Andmed asuvad EL-is (Supabase, eu-west-1, Iirimaa).

🤖 Välised teenused

Teenus	Mida saadetakse	Millal
Anthropic (AI)	Häälsõnumi tekst, tugipöördumise tekst ja ekraani kontekst, AI-abilise küsimus ja vajalikud ürituse andmed, teavituse koostamise sisend	Ainult kui omanik on AI sisse lülitanud; kõik päringud logitakse (`assistant_log`)
Messente (SMS)	Telefoninumber ja sõnum	Kui SMS-teenus on ühendatud (praegu demorežiim)
Google Maps, OSRM, Tolknet (ajavõtt), transport.tallinn.ee, ilmateenistus	Kaardi- ja koordinaatandmed, võistluse id; mitte isikuandmed	Kaardi, tõmbamise, rajakoormuse ja ilma päringud
Dropbox	Ainult allalaadimine importimisel (omaniku token)	Materjalide import

⏳ Säilitamine (ettepanek, kuni leping kinnitab)

Andmed	Säilitus	Põhjus
Asukohalogi vahetuse ajal (`regulator_presence_logs`)	90 päeva pärast üritust	Tööaja vaidlused
Avalik vestlus ja kontaktivormi kirjad	30 päeva pärast üritust	Vastamine ja kokkuvõte
Tööaja sessioonid, intsidendid, skännimised	Kuni järelraport ja arveldus; seejärel anonüümitult statistikaks	Tasustamine, ohutus
Töötajate register	Järgmise ürituseni või 12 kuud	Korduv kaasamine
Tugipöördumised, AI logi	180 päeva	Teenuse parandamine
Tegevuslogi, arved	2 aastat / raamatupidamise nõue (7 a)	Vastutus, seadus

📌 Automaatset kustutust veel ei ole (audit K5). Kuni see on tehtud: pärast üritust eemalda testandmed ja vaata üle, mida ei ole enam vaja.

👤 Inimese õigused

Päring „mis andmeid minu kohta hoitakse“ → ürituse juht või platvormi omanik otsib nime/telefoni järgi (töötajad, vabatahtlikud, vestlused, kirjad) ja vastab 30 päeva jooksul.
Kustutamine → omanik eemaldab kirje; tegevuslogi jääb (ilma sisuta viide).
Reguleerija ja vabatahtlik näevad ise oma andmeid äpis ja passilehel (tööaja raport PDF).

✅ Praktiline meelespea

Kogu ainult vajalik miinimum; telefoni ja e-posti elanikult ainult vabatahtlikult.
Enne eksporti küsi: kas saaja vajab isikukoodi? Kui ei — maskitud või ilma.
Staabi ekraanipilte ja suure ekraani pilte ära postita avalikult (sisaldavad nimesid ja asukohti).
Kahtluse korral: vähem jagamist on turvalisem. Küsi omanikult.

Event Mobility Partners · Safe Infra OÜ · +372 511 3525